Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту

Как объединить цели, задачи и приоритеты
Цели… Задачи… Приоритеты. В неофициальных беседах бизнесмены часто заменяют один из этих терминов другим. Эта ошибка влечет за собой серьезные последствия. Несмотря на существующую между перечисленными понятиями связь, они вытекают друг из друга в строго иерархичной последовательности: сначала цели, затем задачи, а после приоритеты. Пытаясь расставить приоритеты в отношении ежедневных дел и не имея четкого представления о целях и задачах, вы потратите много времени и сил, но в результате потерпите неудачу – ведь цель так и не стала ясной ни вам, ни кому-либо еще. Признайтесь – так происходит все время.

Всех подошедших к моему столу я в буквальном смысле сортирую и назначаю им очередность: говорю о своей занятости и сроках сдачи работ. Я сообщаю, когда у меня будет свободное время, спрашиваю, что им нужно, и оцениваю приоритетность задания. Если проблема не терпит отлагательств, решаю ее соответствующим образом, если же нет, помечаю в календаре и возвращаюсь к работе.

Отзывчивость и неупорядоченность: вдвое больше неприятностей
Как заботливый профессионал, вы, вероятно, научились радушно принимать:
• незапланированных посетителей с обоснованными проблемами (проблема обоснована, а выбор времени для нее может не быть таковым);
• внеплановые собрания, посвященные приоритетам других людей (возможно, решение будут принимать они, а не вы);
• требования электронной почты, когда все письма помечены как срочные (вы и ваша команда нуждаетесь в защитных протоколах);
• долгие звонки от «одиноких» или свободных знакомых (вы должны переадресовывать их так, чтобы не показаться грубым);
• кризис, разворачивающийся, несмотря на ваши предупреждения (вежливость запрещает вам произносить или думать «Я же говорил вам»).

срочность не может быть прежде важности.

пришел к убеждению, что многозадачность непродуктивна. В стремлении «преуспеть» в этом я обнаружил, как сильно страдало качество выполненной мной работы. Теперь я стараюсь сосредоточиваться только на одном деле. Если не могу завершить что-либо, то пытаюсь разделить задание или проект на этапы. Потом по возвращении к делу мне легче вспомнить, на чем я остановился.